Resolução TRE/RR n.º 229/2015

Aprova o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos e demais instrumentos de gestão documental, no âmbito da Justiça Eleitoral de Roraima, e dá outras providências.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RORAIMA, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que a Constituição Federal dispõe no art. 216, § 2º, que cabe à administração pública a gestão de documento governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

CONSIDERANDO que a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO a Recomendação n.º 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que recomenda aos tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME) e seus instrumentos;

CONSIDERANDO a Resolução n.º 23.379, de 1º de março de 2012 , do Tribunal Superior Eleitoral (TSE), que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO que todos os documentos arquivísticos gerados pela atuação da Justiça Eleitoral constituem parte integrante de seu acervo arquivístico;

CONSIDERANDO que a destruição indiscriminada de documentos efetuada sem critérios pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à Administração e à História da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO que as atividades de gestão arquivística de documentos compõem-se de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmônico e integrado, respeitando-se as especificidades de cada setor gerador/receptor de documentos arquivísticos;

RESOLVE:

CAPÍTULO I INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 1º Aprovar os seguintes instrumentos de gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral de Roraima:

I) plano de classificação de documentos (anexo I);

II) tabela de temporalidade de documentos (anexo II);

III) listagem de eliminação de documentos (anexo III);

IV) edital de ciência de eliminação de documentos (anexo IV);

V) termo de eliminação de documentos (anexo V);

VI) formulário de alienação de documentos (anexo VI);

VII) índice por assunto e classificação (anexo VII);

VIII) glossário (anexo VIII).

Parágrafo único. As regras estabelecidas nos instrumentos de gestão documental serão aplicadas aos documentos produzidos ou recebidos pelo Tribunal, em razão do exercício de suas atividades na áreas meio e fim, qualquer que seja o suporte em que as informações se encontrarem registradas.

Art. 2º Para efeito desta Resolução considera-se:

I – Plano de Classificação de Documentos – PCD: instrumento utilizado nos arquivos para classificar os documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal no exercício de suas atividades, contribuindo para a padronização do arquivamento por código, série, e subsérie; para a rapidez na recuperação da informação e ainda para a racionalização das atividades arquivísticas como avaliação e destinação dos documentos;

II – Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD: representa o registro esquemático do ciclo da vida dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades do Tribunal e cartórios eleitorais, determinando o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência para o arquivo intermediário, e o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação;

III – Prazos de Guarda: referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, considerando a sua utilidade para as unidades do Tribunal e cartórios eleitorais, contado a partir da data de produção ou de recebimento do documento, ou a partir de outra data definida na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

IV – Fase Corrente: corresponde àquela em que os documentos são objeto de consultas frequentes, ficando arquivados nas unidades do Tribunal e cartórios eleitorais designadas para a sua guarda;

V – Fase Intermediária: corresponde àquela em que os documentos ainda são necessários às unidades do Tribunal e cartórios eleitorais, porém com baixa frequência de uso, e que, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

VI – Eliminação: destruição de documentos que, por meio de procedimentos e avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente, observando-se a legislação;

VII – Guarda Permanente: relativa aos documentos que, após o transcurso do prazo de guarda temporária, serão recolhidos, em virtude de possuírem valor probatório, histórico ou informativo tanto para a instituição, como para a sociedade.

CAPÍTULO II DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Justiça Eleitoral de Roraima, designada por Portaria da Diretoria-Geral do Tribunal, deverá ser composta, preferencialmente, por servidores das seguintes áreas:

I – chefe da Seção de Biblioteca, Editoração e Arquivo;

II – chefe da Seção de Comunicações Administrativas;

III – bacharel em História, designado pelo Diretor-Geral;

IV – servidor da Secretaria Judiciária, bacharel em Direito, indicado pelo titular da unidade;

V – servidor da Diretoria-Geral, indicado pelo titular da unidade;

VI – servidor da área de Tecnologia da Informação, indicado pelo titular da Secretaria de Tecnologia da Informação;

VII – servidor representante dos Cartórios Eleitorais, designado pelo Diretor-Geral.

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Justiça Eleitoral de Roraima, designada por Portaria da Diretoria-Geral do Tribunal, será composta por:

I – um servidor da Diretoria-Geral;

II – um servidor da Secretaria Judiciária;

III – um servidor da Secretaria de Administração;

IV – um servidor da Secretaria de Tecnologia da Informação; e

V – um servidor lotado em cartórios eleitorais da capital. (Redação dada pela Resolução Nº 452/2021)

Parágrafo Único. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) convocará, quando necessário, outros servidores do órgão que possam colaborar com as atividades relacionadas à análise documental.

Art. 4º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

I – revisar e atualizar o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade de Documentos e os demais instrumentos de gestão documental;

II – orientar o processo de análise e avaliação da documentação no âmbito de atuação da Justiça Eleitoral de Roraima;

III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário (histórico, probatório, informativo, etc.) dos documentos;

IV – aprovar e publicar, no DJe/TRE-RR, edital de ciência de eliminação de documentos para manifestação dos interessados no prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias, conforme o modelo apresentado no Anexo IV;

V – aprovar os termos de eliminação de documentos da Secretaria do TRE/RR e dos Cartórios Eleitorais, conforme o modelo apresentado no Anexo V;

VI – apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados, realizados pelo modelo apresentado no Anexo VI;

CAPÍTULO III DOS DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE

Art. 5º Os documentos considerados na Tabela de Temporalidade de Documentos como de guarda permanente constituem o Fundo Histórico da Justiça Eleitoral de Roraima e deverão ser preservados em caráter definitivo, podendo ser digitalizados.

Art. 6° São considerados documentos essenciais ao Tribunal Regional Eleitoral de Roraima os que constituam:

I – decisões, regras e normas expedidas (acórdãos, resoluções, portarias, instruções, regimentos, regulamentos e outros);

II – registro de fatos ou ocorrências importantes para a história desta instituição, tais como atas de sessão e de reunião, relatórios de gestão e outros;

III – publicações editadas sob a chancela do Tribunal (livros, revistas e outros);

IV – documentos relativos às solenidades e eventos realizados pelo Tribunal, constantes de registros fotográficos, CDs, DVDs, fitas VHS e outras mídias.

Parágrafo Único. Uma das vias dos originais dos documentos de que trata este artigo deverá ser encaminhada para guarda permanente na unidade de arquivo.

CAPÍTULO IV DOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS À ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 7º Nenhum documento de arquivo das unidades da Secretaria ou dos Cartórios Eleitorais poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento permanente sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 8º Compete ao Juiz Eleitoral, nas Zonas Eleitorais, e ao Diretor-Geral, na Secretaria do Tribunal, autorizar a abertura do procedimento administrativo de eliminação de documento.

§1º O procedimento se iniciará com a publicação, no DJe/TRE-RR, de portaria de designação do servidor responsável pela eliminação, que será necessariamente lotado na Unidade de guarda dos documentos.

§2º A portaria de que trata o parágrafo anterior será de responsabilidade do Diretor-Geral no âmbito da Secretaria do Tribunal, após indicação do titular da unidade de guarda dos documentos e, no âmbito dos cartórios eleitorais, será de responsabilidade do Juiz Eleitoral.

Art. 9º A eliminação de documentos da Secretaria será realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 10. Nos Cartórios Eleitorais, a eliminação de documentos sob sua guarda será realizada por seus próprios servidores, após aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

Art. 11. Nos casos previstos nos arts. 9º e 10, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I – separação dos documentos a serem eliminados, verificando se cumpriram os prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos;

II – elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos, em formulário constante do Anexo III desta Resolução;

III – encaminhamento da listagem de eliminação de documentos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, para autorização do procedimento.

Art. 12. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, após autorizada a aprovação de eliminação pela Direção-Geral, emitirá comunicado ao público em geral, mediante publicação de edital de ciência de eliminação de documentos no Diário da Justiça Eleitoral de Roraima e disponibilizará o inteiro teor na página do TRE/RR, na intranet e na internet.

Art. 13. Por ocasião da eliminação, deverá ser lavrado o Termo de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do Anexo V.

Parágrafo único. Imediatamente após a eliminação, o registro do documento no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) deverá ser atualizado com a informação de sua eliminação, sendo responsável pelo lançamento dos dados a unidade que expediu a Listagem de Eliminação de Documentos.

Art. 14. A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio de reciclagem do material descartado, ficando autorizada a sua destinação a programas de natureza social.

Parágrafo único. Os documentos a serem eliminados deverão ser descaracterizados ou inutilizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo, vedada a incineração.

CAPÍTULO V DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. Os instrumentos de gestão documental deverão ser avaliados e, se necessário, atualizados, extraordinariamente, no prazo de 1 (um) ano da sua implementação, mediante proposta da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e, ordinariamente, a cada 2 (dois) anos.

Art. 16. A atualização dos instrumentos de gestão documental descritos no art. 1º deverá ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), por iniciativa própria ou a partir de propostas a ela apresentadas pelas unidades do Tribunal e cartórios eleitorais, e estará sujeita a aprovação da Direção Geral, que as regulamentará por meio de portaria a ser publicada no Diário da Justiça Eleitoral de Roraima.

Art. 17. O TRE/RR deverá realizar treinamento e capacitação dos servidores que irão utilizar os instrumentos de gestão.

Art. 18. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 19. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Sala das sessões do Egrégio Tribunal Regional Eleitoral de Roraima, aos 29 dias do mês de janeiro do ano de 2015.

Juiz MAURO CAMPELLO, Presidente em exercício; Juiz PAULO CÉZAR MENEZES, Corregedor; Juiz ANTÔNIO MARTINS, Juiz de Direito; Juíza CLARA MOTA, Juíza Federal; Juiz JEAN MICHETTI, Jurista; GUSTAVO KENNER ALCÂNTARA, Procurador Regional Eleitoral.

Este texto não substitui o publicado no DJe TRE/RR n.º 068 , de 05/05/2015.